Transparenz

Firemind Bewerber Datenschutzhinweis

Sicherstellung der Wahrung Deiner Privatsphäre

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In dieser Datenschutzerklärung für Bewerber wird erläutert, wie wir Deine personenbezogenen Daten während unseres Einstellungsverfahrens erfassen, verwenden und schützen und wie Du Deine Datenschutzrechte als Bewerber wahrnehmen kannst.

ieser Hinweis bezieht sich speziell auf personenbezogene Daten, die im Rahmen unserer Einstellungsaktivitäten erfasst werden – auch wenn Du Dich über unsere Karriereseite um eine Stelle bewirbst, mit unserem Einstellungsteam interagieren oder uns als Bewerber empfohlen wirst.

Bitte lesen Sie diese Datenschutzhinweise für Bewerber sorgfältig durch, um zu verstehen, wie Ihre Daten behandelt werden. Für allgemeine Datenverarbeitungspraktiken, die nichts mit der Personalbeschaffung zu tun haben, lesen Sie bitte unsere vollständige Datenschutzrichtlinie.

Wenn Du während des Einstellungsprozesses Fragen zu Deinen Daten hast, kannst Du uns über die Angaben im Abschnitt „Kontakt“ auf unserer Website kontaktieren.

1. Controller

Unternehmen: Firemind Group Oy
Adresse: Kalevankatu 4 A 20, 00100
Helsinki, Finnland
E-Mail: tuuli.niininen@firemind.com
(„wir“ oder „Firemind“)

2. Kontaktperson für Registerangelegenheiten

Name: Tuuli Niininen, HR Manager
Adresse: [Gleiche wie oben]
E-Mail: tuuli.niininen@firemind.com

3. Name des Registers

Register für Stellenbewerber

4. Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um unsere Einstellungsprozesse zu verwalten und zu erleichtern. Dazu gehören der Empfang und die Prüfung von Bewerbungen, die Durchführung von Vorstellungsgesprächen und Beurteilungen, die Kommunikation mit Bewerbern und die endgültige Entscheidung über eine Einstellung.

Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten sind:

  • Legitimes Interesse – zur Bewertung von Bewerbern, zur Verwaltung der Rekrutierung und zur Kommunikation mit Bewerbern.
  • Einverständnis, zum Beispiel:
    • Kontaktaufnahme mit Referenzen;
    • Durchführung von Persönlichkeits- oder Eignungsanalysen;
    • Durchführung von Hintergrund- oder medizinischen Überprüfungen, falls erforderlich.
  • Vertrag – um einen Arbeitsvertrag in der letzten Phase der Einstellung vorzubereiten oder auszuhandeln.
  • Gesetzliche Verpflichtung – wenn die Gesetzgebung die Aufbewahrung oder Weitergabe bestimmter Daten verlangt.

Hintergrund-Checks

Für bestimmte Funktionen (z.B. solche, die eine rechtliche Freigabe oder ein hohes Maß an Vertrauen erfordern) können wir Hintergrundprüfungen durchführen, wie z.B. die Überprüfung von Referenzen oder Sicherheitsüberprüfungen. Diese werden nur durchgeführt, wenn sie gesetzlich erlaubt sind und auf Deiner Zustimmung oder unserem berechtigten Interesse beruhen.

5. Welche Daten verarbeiten wir?

Wir können die folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeiten:

  • Grundlegende Informationen (Name, Kontaktinformationen)
  • Bewerbungsbezogene Informationen (angestrebte Rolle, Gehaltsvorstellung, Verfügbarkeit)
  • Ausbildung, beruflicher Werdegang, Fähigkeiten, Zertifizierungen
  • Öffentlich zugängliche berufliche Profile (z.B. LinkedIn, GitHub)
  • Bewertungsergebnisse, Gesprächsnotizen, Referenzen (falls zutreffend)
  • Unterlagen zur Arbeitsberechtigung (z. B. Nachweis des Rechts auf Arbeit, Arbeitserlaubnis oder Visastatus), falls für bestimmte Aufgaben oder zum Abschluss einer Beschäftigung erforderlich
  • Andere freiwillig zur Verfügung gestellte Informationen (z.B. Videoeinführungen, Anschreiben, Referenzen, Portfolios).

Die Angabe Deiner persönlichen Daten ist notwendig, um Deine Bewerbung zu bearbeiten.

6. Woher wir die Daten bekommen

Wir sammeln in erster Linie Daten direkt von Dir. Wir können auch Daten erhalten von:

  • Öffentlich zugänglichen professionellen Plattformen
  • Personalvermittlungspartner oder Berater (mit Ihrer Erlaubnis)
  • Referenzen und Bewertungen (mit Deiner Zustimmung)

7. Offenlegung und Übermittlung von Daten

Wir können Deine persönlichen Daten weitergeben:

  • Intern bei Firemind mit Stakeholdern der Personalbeschaffung
  • Mit ausgewählten Drittverarbeitern (z.B. ATS-Anbieter, Bewertungsplattformen, externe Personalvermittler)
  • Mit Unternehmen der Firemind Gruppe, falls für die Einstellung notwendig.

Wir können personenbezogene Daten unter Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze außerhalb des EWR und des Vereinigten Königreichs übertragen. In solchen Fällen sorgen wir für angemessene Sicherheitsvorkehrungen (z. B. EU-Standardvertragsklauseln oder gleichwertige rechtliche Mechanismen).

8. Automatisierte Verarbeitung und Profiling

Wir können digitale Tools (z.B. Lebenslauf-Parser oder ATS-Plattformen) zur Unterstützung der Rekrutierung verwenden, aber wir treffen keine automatisierten Entscheidungen die rechtliche oder ähnlich bedeutende Auswirkungen auf Dich haben.

Sollten wir jemals solche Systeme einsetzen, wirst Du darüber informiert und Du hast das Recht, eine menschliche Interaktion zu verlangen.

9. Initiativbewerbungen

Wenn Sie eine offene (unaufgeforderte) Bewerbungeinreichen, werden wir sie auf die gleiche Weise wie Standardbewerbungen bearbeiten und für bis zu einem (1) Jahraufbewahren, es sei denn, Sie beantragen eine frühere Löschung.

10. Datensicherheit und Aufbewahrung

Wir schützen Ihre personenbezogenen Daten durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, einschließlich:

  • Zugangskontrollen, sichere Infrastruktur und Verschlüsselung
  • Vertraulichkeitsverpflichtungen für das Personal
  • Sichere physische und digitale Speicherumgebungen

Aufbewahrung von Daten

  • Standardmäßigwerden Ihre Daten gespeichert für bis zu einem (1) Jahr nach Beendigung des Einstellungsverfahrens gespeichert.
  • Wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, können wir bestimmte Daten länger aufbewahren (z.B. zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften).
  • Mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmungkönnen wir Ihre Daten in unserem Talentpool für bis zu zehn (10) Jahre speichernSie können Ihre Zustimmung alle zwei Jahre erneuern. Wenn Sie diese nicht erneuern, werden Ihre Daten unverzüglich gelöscht.

Wenn Sie eingestellt werden, werden die relevanten Bewerberdaten in Ihre Mitarbeiterakte übertragen und gemäß unserer Datenschutzrichtlinie für Mitarbeiter verarbeitet.

11. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie das Recht auf:

  • Zugang die Daten, die wir über Sie haben
  • Korrigieren Sie ungenaue oder unvollständige Daten
  • Löschen Sie Daten (Recht auf Vergessenwerden), vorbehaltlich gesetzlicher Ausnahmen
  • Verarbeitung einschränken unter bestimmten Umständen
  • Einspruch gegen die Verarbeitung auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses
  • Widerrufen Sie Ihre Zustimmung jederzeit (betrifft die zukünftige Verarbeitung)
  • Datenübertragbarkeit, falls zutreffend

Um Ihre Rechte auszuüben, wenden Sie sich an die in Abschnitt 2 genannte Person. Um Ihre Daten zu schützen, können wir Sie bitten, Ihre Identität zu überprüfen.

Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde bei der Finnischen Datenschutzbehörde oder bei Ihrer örtlichen Aufsichtsbehörde.

12. Aktualisierungen dieses Datenschutzhinweises

Wir können diesen Hinweis aufgrund von Gesetzesänderungen, unserer Geschäftstätigkeit oder Rekrutierungstools aktualisieren. Wenn die Änderungen wesentlich sind, werden wir Sie direkt oder über unsere Einstellungsplattform informieren. Wir empfehlen Ihnen, diesen Hinweis regelmäßig zu lesen.